De kosten van een AFAS implementatie variëren sterk afhankelijk van je bedrijfsgrootte en behoeften. Gemiddeld kun je rekenen op €150-€500 per gebruiker per maand voor licenties, plus eenmalige implementatiekosten van €10.000-€50.000. De totale investering hangt af van het aantal modules, customisatie-eisen en de complexiteit van je huidige processen.

Wat bepaalt de kosten van een AFAS implementatie?

De kosten van een AFAS implementatie worden bepaald door vijf hoofdfactoren: bedrijfsgrootte, gewenste modules, mate van customisatie, complexiteit van bestaande processen en integratievereisten. Bedrijfsgrootte is de grootste kostenfactor omdat licentiekosten per gebruiker worden berekend.

Het aantal AFAS modules dat je nodig hebt beïnvloedt de prijs aanzienlijk. Basis salarisadministratie is goedkoper dan een volledig geïntegreerd ERP-systeem met HR, financiën en projectmanagement. Customisatie-eisen spelen ook een belangrijke rol – standaard implementaties kosten veel minder dan maatwerk oplossingen.

De complexiteit van je huidige processen bepaalt hoeveel tijd nodig is voor datamingratie en procesoptimalisatie. Bedrijven met verouderde systemen of complexe organisatiestructuren hebben meer implementatietijd nodig, wat de kosten verhoogt.

Integraties met bestaande software zoals CRM-systemen, tijdregistratie of boekhoudsoftware vereisen extra ontwikkelwerk. Elke koppeling kan tussen €2.000-€10.000 extra kosten, afhankelijk van de complexiteit.

Hoeveel kost AFAS software per maand voor verschillende bedrijfsgroottes?

AFAS InSite licentiekosten variëren van €150-€500 per gebruiker per maand, afhankelijk van de modules en bedrijfsgrootte. Kleine bedrijven (5-25 gebruikers) betalen meestal het hoogste tarief per gebruiker, terwijl grote organisaties volume-kortingen krijgen.

Voor kleine bedrijven met basis salarisadministratie kun je rekenen op:

• 5-10 gebruikers: €200-€300 per gebruiker per maand
• 10-25 gebruikers: €175-€250 per gebruiker per maand
• Totale maandkosten: €1.000-€6.250

Middelgrote bedrijven (25-100 gebruikers) profiteren van schaalvoordelen:

• 25-50 gebruikers: €150-€225 per gebruiker per maand
• 50-100 gebruikers: €125-€200 per gebruiker per maand
• Totale maandkosten: €3.750-€20.000

Grote organisaties (100+ gebruikers) krijgen de beste tarieven en kunnen onderhandelen over aangepaste prijsafspraken. Deze bedrijven betalen vaak minder dan €150 per gebruiker voor uitgebreide modulepakketten.

Welke eenmalige kosten komen kijken bij AFAS implementatie?

Eenmalige implementatiekosten voor AFAS liggen tussen €10.000-€50.000, afhankelijk van projectomvang en complexiteit. Deze kosten omvatten projectmanagement, systeeminrichting, datamingratie, training en go-live ondersteuning.

Projectmanagement en consultancy vormen meestal 30-40% van de implementatiekosten. Een ervaren projectleider begeleidt het hele proces en zorgt voor tijdige oplevering. Dit kost gemiddeld €5.000-€15.000.

Datamingratie van bestaande systemen naar AFAS vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Afhankelijk van de hoeveelheid data en systemen kost dit €2.000-€8.000. Complexe migraties met historische gegevens zijn duurder.

Training van eindgebruikers en beheerders is essentieel voor succesvol gebruik. Standaard trainingen kosten €1.500-€3.000, terwijl aangepaste trainingen voor specifieke processen €3.000-€8.000 kunnen kosten.

Go-live ondersteuning en nazorg in de eerste weken na implementatie kosten meestal €2.000-€5.000. Deze investering voorkomt problemen en zorgt voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.

Hoe lang duurt een AFAS implementatie en wat betekent dat voor de kosten?

Een standaard AFAS implementatie duurt 3-6 maanden, terwijl complexe projecten 6-12 maanden kunnen vergen. De implementatieduur beïnvloedt de totale kosten door consultancy-uren, interne tijd en mogelijk dubbele systemen tijdens de overgangsperiode.

De implementatiefases en bijbehorende tijdsinvestering:

1. Analyse en voorbereiding (4-8 weken): €3.000-€8.000
2. Systeeminrichting en configuratie (6-12 weken): €5.000-€15.000
3. Testing en optimalisatie (2-4 weken): €2.000-€5.000
4. Training en go-live (2-3 weken): €2.000-€6.000

Factoren die de doorlooptijd verlengen zijn complexe integraties, uitgebreide customisatie, grote datamigraties en organisatieveranderingen. Elke extra maand implementatie kost gemiddeld €3.000-€8.000 extra aan consultancy.

Interne tijd van je eigen medewerkers tijdens implementatie wordt vaak onderschat. Reken op 20-40 uur per week van key users en 5-10 uur van eindgebruikers voor testing en training.

Wat zijn de verborgen kosten bij AFAS implementatie waar je rekening mee moet houden?

Verborgen kosten bij AFAS implementatie kunnen 20-30% van het budget uitmaken. Deze omvatten interne uren, tijdelijke ondersteuning, extra training, onvoorziene integraties en onderhoud na go-live. Veel bedrijven schatten deze kosten te laag in.

Interne uren zijn de grootste verborgen kostenpost. Je eigen medewerkers besteden honderden uren aan het project voor analyse, testing, training en procesbeschrijvingen. Bij een gemiddeld uurtarief van €75 kan dit €15.000-€40.000 kosten.

Tijdelijke externe ondersteuning is vaak nodig als je eigen team overbelast raakt. Extra consultants of interim-krachten kosten €800-€1.200 per dag. Voor 2-3 maanden ondersteuning ben je €20.000-€50.000 kwijt.

Extra training blijkt vaak noodzakelijk na go-live wanneer gebruikers meer functionaliteiten willen benutten. Deze vervolgtrainingen kosten €1.000-€3.000 per sessie en worden vaak niet ingecalculeerd in het oorspronkelijke budget.

Onderhoud en support na implementatie kosten 15-20% van de jaarlijkse licentiekosten. Voor een systeem van €50.000 per jaar betekent dit €7.500-€10.000 extra aan onderhoudskosten.

Het succesvol implementeren van AFAS vereist zorgvuldige planning en realistische budgettering. Door alle kostenfactoren vooraf in kaart te brengen, voorkom je onaangename verrassingen tijdens het project. Een professionele partner kan helpen bij het opstellen van een compleet kostenplaatje en zorgt voor optimale inrichting van je HR-processen.

Voor bedrijven die hun salarisadministratie willen digitaliseren, bieden wij uitgebreide diensten rond AFAS implementatie en beheer. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende analyse van je situatie en een op maat gemaakt implementatieplan.