Een AFAS implementatie duurt gemiddeld 3 tot 6 maanden voor een standaard configuratie, maar kan variëren van 6 weken voor eenvoudige opzetten tot 12 maanden voor complexe organisaties. De tijdsduur hangt af van factoren zoals bedrijfsgrootte, datamigratie-eisen, customisatie-wensen en de voorbereiding van je organisatie. Een goede planning voorkomt vertragingen en zorgt voor een succesvolle overgang naar het nieuwe systeem.

Wat is een AFAS implementatie en waarom is timing zo belangrijk?

Een AFAS implementatie is het proces waarbij je bestaande HR- en administratieve systemen vervangt door de AFAS software. Dit omvat het configureren van het systeem, het migreren van bestaande gegevens, het trainen van gebruikers en het live zetten van alle functionaliteiten. Het is een complete digitale transformatie van je personeels- en salarisprocessen.

De timing van een AFAS implementatie is cruciaal omdat het direct impact heeft op je dagelijkse bedrijfsvoering. Een verkeerde planning kan leiden tot verstoringen in de salarisverwerking, waardoor medewerkers te laat betaald worden. Ook beïnvloedt het de rapportages aan belastingdienst en andere instanties.

Een realistische tijdsplanning zorgt ervoor dat:

• Alle stakeholders voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden
• Er ruimte is voor onverwachte uitdagingen tijdens het proces
• Gebruikers adequaat getraind kunnen worden
• De go-live niet samenvalt met drukke periodes zoals jaarlijkse rapportages

Hoelang duurt een standaard AFAS implementatie gemiddeld?

Een standaard AFAS implementatie neemt doorgaans 3 tot 6 maanden in beslag. Voor kleine organisaties met eenvoudige processen kan dit verkort worden tot 6-8 weken, terwijl grote bedrijven met complexe structuren vaak 8-12 maanden nodig hebben.

De verschillende implementatiescenario’s kennen de volgende tijdsindicaties:

• Basis implementatie (6-8 weken): Standaard salarisverwerking voor organisaties tot 50 medewerkers
• Standaard implementatie (3-4 maanden): Volledige HR-functionaliteiten voor middelgrote bedrijven
• Uitgebreide implementatie (6-8 maanden): Complexe organisaties met meerdere vestigingen of cao’s
• Enterprise implementatie (8-12 maanden): Grote organisaties met uitgebreide customisatie-eisen

Deze tijdsinschattingen gaan uit van een goed voorbereide organisatie met duidelijke processen en voldoende interne capaciteit voor het project.

Welke factoren bepalen de duur van jouw AFAS implementatie?

De implementatietijd wordt bepaald door verschillende factoren die specifiek zijn voor jouw organisatie. De complexiteit van je huidige processen en de mate van customisatie die nodig is, zijn de grootste tijdsbepalende elementen.

Belangrijke factoren die de duur beïnvloeden:

• Bedrijfsgrootte: Meer medewerkers betekent meer data en complexere processen
• Aantal vestigingen: Meerdere locaties vereisen extra configuratie en afstemming
• Datamigratie: De kwaliteit en hoeveelheid van bestaande data
• Integraties: Koppelingen met andere systemen zoals tijdregistratie of ERP
• Customisatie-eisen: Specifieke aanpassingen aan standaard functionaliteiten
• Organisatievoorbereiding: Beschikbaarheid van key users en duidelijke procesafspraken

Ook de ervaring van je implementatiepartner speelt een belangrijke rol. Specialisten die bekend zijn met AFAS kunnen het proces aanzienlijk versnellen door hun kennis van best practices en veel voorkomende uitdagingen.

Wat zijn de verschillende fasen van een AFAS implementatieproject?

Een AFAS implementatie bestaat uit vijf hoofdfasen die elkaar opvolgen. Elke fase heeft specifieke doelstellingen en tijdsindicaties die samen de totale projectduur bepalen.

De implementatiefasen in detail:

1. Voorbereiding en analyse (2-4 weken): Inventarisatie van huidige processen, requirements gathering en projectplanning
2. Configuratie en inrichting (4-8 weken): Opzetten van het AFAS systeem volgens jouw specificaties en processen
3. Datamigratie (2-4 weken): Overzetten van bestaande gegevens en controle op juistheid
4. Testing en training (3-6 weken): Uitgebreid testen van alle functionaliteiten en trainen van eindgebruikers
5. Go-live en nazorg (1-2 weken): Live zetten van het systeem met intensieve begeleiding

Deze fasen kunnen deels overlappen, vooral bij grotere implementaties. De testfase loopt bijvoorbeeld vaak parallel met de training van gebruikers om tijd te besparen.

Hoe kun je de AFAS implementatietijd verkorten zonder kwaliteit in te leveren?

Je kunt de implementatietijd verkorten door goede voorbereiding en het maken van strategische keuzes over scope en prioriteiten. Het belangrijkste is om van tevoren duidelijke afspraken te maken over wat wel en niet in de eerste fase wordt geïmplementeerd.

Effectieve strategieën voor tijdsbesparing:

• Kies voor standaard functionaliteiten in plaats van maatwerk waar mogelijk
• Bereid alle benodigde data grondig voor en zorg voor schone datasets
• Wijs dedicated key users aan die voldoende tijd hebben voor het project
• Plan implementatie buiten drukke periodes zoals jaareinde of vakantieperiodes
• Gebruik een ervaren implementatiepartner die AFAS goed kent
• Implementeer in fases: start met basis functionaliteiten en bouw uit

Een gefaseerde aanpak kan vooral effectief zijn. Je implementeert eerst de essentiële salarisverwerking en voegt later uitgebreide HR-functionaliteiten toe. Dit verkort de tijd tot de eerste go-live aanzienlijk.

Wat gebeurt er als je AFAS implementatie langer duurt dan gepland?

Vertraagde implementaties komen regelmatig voor en hebben verschillende gevolgen voor je organisatie. Tijdsoverschrijdingen kunnen leiden tot extra kosten, vertraagde voordelen van het nieuwe systeem en mogelijk stress binnen het projectteam.

Mogelijke gevolgen van vertragingen:

• Hogere projectkosten door verlengde begeleiding
• Langer doorlopen van oude, inefficiënte processen
• Mogelijk uitstel van andere IT-projecten
• Verminderd vertrouwen in het project bij stakeholders

Om met vertragingen om te gaan, is transparante communicatie essentieel. Bespreek nieuwe tijdslijnen realistisch en evalueer of de scope aangepast moet worden. Soms is het beter om met een beperktere functionaliteit live te gaan dan eindeloos door te ontwikkelen.

Preventieve maatregelen omvatten regelmatige projectevaluaties, het bijhouden van risicologboeken en het hebben van een buffer in de planning. Ervaren partners kunnen helpen bij het vroegtijdig signaleren van potentiële vertragingen.

Een succesvolle AFAS implementatie vereist zorgvuldige planning en realistische verwachtingen. Of je nu kiest voor volledige ondersteuning bij je diensten of specifieke hulp bij je salarisadministratie, de juiste voorbereiding is cruciaal. Voor persoonlijk advies over jouw implementatietraject kun je altijd contact opnemen met specialisten die ervaring hebben met diverse AFAS projecten.