Ja, je kunt oude loonstroken opvragen bij zowel je huidige als je vorige werkgever. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om salarisstroken vijf jaar te bewaren en deze op verzoek te verstrekken. Dit recht geldt ongeacht de reden waarom je de stroken nodig hebt, zoals hypotheekafspraken, uitkeringsaanvragen of je persoonlijke administratie. De meeste werkgevers reageren binnen enkele werkdagen op dergelijke verzoeken.

Wat zijn je rechten als het gaat om oude loonstroken opvragen?

Je hebt het wettelijke recht om je salarisstroken op te vragen bij elke werkgever waar je hebt gewerkt. Werkgevers moeten loongegevens minimaal vijf jaar bewaren volgens de Wet op de loonbelasting. Dit betekent dat je stroken kunt opvragen tot vijf jaar na het einde van je dienstverband.

Op elke loonstrook moet volgens de wet bepaalde informatie staan:

• Je bruto salaris en alle toeslagen
• Ingehouden loonbelasting en premies
• Netto uitbetaald bedrag
• Opgebouwde vakantiedagen en -geld
• Cumulatieve gegevens vanaf 1 januari

Deze informatie is essentieel voor verschillende doeleinden, van belastingaangiftes tot het aantonen van je inkomen bij financiële instellingen. Je werkgever mag geen kosten in rekening brengen voor het verstrekken van deze gegevens.

Hoe vraag je oude loonstroken op bij je huidige werkgever?

Het opvragen van oude loonstroken bij je huidige werkgever is meestal eenvoudig. Neem contact op met je HR-afdeling of personeelszaken via e-mail of telefoon. Geef duidelijk aan welke periode je nodig hebt en voor welk doel je de stroken gebruikt.

Volg deze stappen voor een vlotte afhandeling:

1. Stuur een formele e-mail naar HR of je leidinggevende
2. Vermeld je naam, personeelsnummer en de gewenste periode
3. Geef aan of je digitale of papieren kopieën wilt
4. Noem eventueel de urgentie van je verzoek

De meeste werkgevers reageren binnen drie tot vijf werkdagen. In urgente situaties kun je dit expliciet vermelden in je verzoek. Veel organisaties hebben tegenwoordig digitale systemen, waardoor ze snel toegang hebben tot historische loongegevens.

Wat doe je als je oude loonstroken nodig hebt van een vorige werkgever?

Contact opnemen met een vorige werkgever vereist iets meer voorbereiding. Zoek de contactgegevens op van de HR-afdeling of het administratiekantoor dat destijds je salaris verwerkte. Stuur een formele e-mail met je volledige naam, geboortedatum en de periode waarin je er werkte.

Handige tips voor een succesvolle aanvraag:

• Vermeld je oude personeelsnummer als je dit nog weet
• Geef je huidige contactgegevens door
• Wees specifiek over welke maanden je nodig hebt
• Vraag naar de verwachte levertijd

Als het bedrijf niet meer bestaat, probeer dan contact op te nemen met het accountantskantoor dat de administratie voerde. Bij bedrijfsovernames heeft de nieuwe eigenaar vaak toegang tot oude personeelsgegevens. Het UWV of je pensioenfonds kan ook behulpzaam zijn bij het traceren van oude werkgevers.

Waarom kunnen sommige werkgevers geen oude loonstroken meer leveren?

Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers soms geen oude salarisstroken kunnen verstrekken. De meest voorkomende oorzaak is dat de wettelijke bewaartermijn van vijf jaar is verstreken. Na deze periode mogen werkgevers de gegevens vernietigen, hoewel velen ze langer bewaren.

Andere veelvoorkomende redenen zijn:

• Systeemwisselingen waarbij oude data verloren is gegaan
• Bedrijfsovernames met incomplete gegevensoverdracht
• Faillissement waarbij de administratie niet goed is overgedragen
• Uitbesteding aan andere salarisadministratiepartijen

Ook al kan je werkgever de stroken niet leveren, je behoudt wel je recht op bewijs van je arbeidsverleden. In dat geval moet de werkgever een verklaring afgeven waarin staat dat de gegevens niet meer beschikbaar zijn, inclusief de reden hiervan.

Welke alternatieven heb je als je loonstroken niet kunt krijgen?

Wanneer je werkgever geen oude loonstroken kan verstrekken, zijn er gelukkig verschillende alternatieven beschikbaar. De Belastingdienst bewaart je loongegevens langer dan de verplichte vijf jaar en kan uittreksels verstrekken via MijnBelastingdienst.

Andere nuttige bronnen voor salarisinformatie:

1. Jaaropgaven (vaak tot tien jaar bewaard)
2. Gegevens van je pensioenfonds over opgebouwde rechten
3. UWV-uitkeringsgegevens en arbeidshistorie
4. Bankafschriften met salarisoverschrijvingen
5. Oude belastingaangiftes en bijlagen

Voor hypotheekafspraken accepteren banken vaak ook een werkgeversverklaring met je huidige salaris, gecombineerd met gegevens van de Belastingdienst. Bij uitkeringsaanvragen kan het UWV zelf beschikken over de benodigde arbeidshistorie.

Hoe ESVE Groep helpt met loonstrookbeheer en archivering

Wij begrijpen hoe belangrijk het is dat werkgevers hun verplichtingen rondom de bewaring van loonstroken goed nakomen. Onze specialistische dienstverlening zorgt ervoor dat organisaties altijd kunnen voldoen aan verzoeken van huidige en voormalige medewerkers.

Onze ondersteuning omvat:

• Digitale archivering van alle loongegevens voor minimaal zeven jaar
• Snelle verwerking van opvragingen door (ex-)werknemers
• Compliance met alle wettelijke bewaarverplichtingen
• Back-ups om gegevensverlies te voorkomen
• Professionele ondersteuning bij complexe verzoeken

Als specialist in Nmbrs-, AFAS-, Loket- en Youforce-systemen zorgen wij ervoor dat je salarisadministratie altijd up-to-date en compliant is. Hierdoor hoef jij je geen zorgen te maken over het correct bewaren en verstrekken van loonstroken.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen op het gebied van salarisadministratie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.