Hoe migreer ik van Profit naar NMBRS voor salarisadministratie?
Migreren van Profit naar NMBRS doe je door je historische salarisdata te exporteren, medewerkergegevens zorgvuldig over te zetten en de nieuwe omgeving stap voor stap in te richten voordat je live gaat. Het klinkt technisch, maar met de juiste voorbereiding is het goed te doen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over deze migratie.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen Profit en NMBRS?
Profit en NMBRS zijn beide volwaardige salarissystemen, maar ze verschillen sterk in opzet en gebruik. Profit is een breed HR- en ERP-pakket met veel modules, terwijl NMBRS specifiek gebouwd is als een cloudgebaseerde salarisadministratie die sterk inzet op gebruiksgemak, automatisering en samenwerking tussen werkgever, medewerker en salarisadministrateur.
Een paar concrete verschillen op een rij:
- Cloudgebaseerd vs. on-premise: NMBRS werkt volledig in de cloud. Profit kan ook on-premise draaien, wat betekent dat updates en beheer meer tijd en aandacht vragen.
- Selfservice voor medewerkers: NMBRS heeft een intuïtief medewerkersportaal en app. Medewerkers kunnen zelf loonstroken inzien, verlof aanvragen en gegevens wijzigen.
- Samenwerking met accountants: NMBRS is gebouwd op een kantoormodel, wat samenwerking met externe salarisadministrateurs eenvoudiger maakt.
- Automatisering: NMBRS automatiseert veel terugkerende taken, zoals loonaangifte en journaalposten, wat tijdwinst oplevert.
Voor organisaties die hun salarisadministratie willen moderniseren en meer willen inzetten op selfservice, is NMBRS vaak een logische stap vooruit.
Wat moet je voorbereiden voordat je begint met migreren?
Goede voorbereiding is het halve werk bij een migratie van Profit naar NMBRS. Zorg dat je data schoon, volledig en gecontroleerd is voordat je ook maar één stap zet in het nieuwe systeem. Een slordig startpunt leidt altijd tot problemen verderop.
Dit zijn de zaken die je op orde moet hebben:
- Een actueel overzicht van alle medewerkers, inclusief dienstverbanden en contractvormen
- Historische salarisgegevens van minimaal het lopende jaar
- Actuele looncomponenten, toeslagen en inhoudingen per medewerker
- CAO-gegevens en eventuele afwijkende afspraken
- Verlof- en verzuimregistraties
- Koppelingen met andere systemen, zoals boekhoudsoftware of tijdregistratie
Controleer ook je loonheffingennummers en zorg dat je aangifte bij de Belastingdienst up-to-date is. Fouten in de brondata kopieer je anders rechtstreeks naar NMBRS.
Hoe verloopt de stap-voor-stapmigratie naar NMBRS?
Een migratie naar NMBRS verloopt in een vaste volgorde. Door deze stappen aan te houden, minimaliseer je fouten en zorg je voor een soepele overgang.
- Export uit Profit: Exporteer alle relevante data uit Profit, inclusief medewerkergegevens, historische salarissen en looncomponenten.
- NMBRS-omgeving inrichten: Stel de bedrijfsgegevens in, configureer looncomponenten en voer de CAO-instellingen in.
- Data importeren: Laad de medewerkergegevens in via de importfunctie van NMBRS. Controleer elk record op juistheid.
- Historische salarissen invoeren: Voer de cumulatieve loongegevens van het lopende jaar in, zodat de jaaropgave klopt.
- Testrun uitvoeren: Draai een proefperiode en vergelijk de uitkomsten met de laatste verloning in Profit.
- Live gaan: Verwerk de eerste echte verloning in NMBRS en controleer de loonaangifte bij de Belastingdienst.
Een testrun is geen optionele stap. Het is de enige manier om te controleren of alle instellingen kloppen voordat medewerkers hun salaris ontvangen.
Welke veelgemaakte fouten treden op bij een migratie naar NMBRS?
De meest voorkomende fout bij een migratie naar NMBRS is het niet correct invoeren van de historische loongegevens van het lopende jaar. Dit zorgt voor problemen bij de jaaropgave en de loonaangifte. Andere fouten zijn goed te vermijden met wat extra aandacht.
Fouten die we vaak tegenkomen:
- Ontbrekende cumulatieven: Als de opgebouwde loonbedragen van het jaar niet kloppen, klopt de jaaropgave niet.
- Verkeerde looncomponenten: Niet alle componenten uit Profit hebben een direct equivalent in NMBRS. Dit vraagt maatwerk.
- Vergeten koppelingen: Integraties met boekhoudpakketten of tijdregistratiesystemen worden soms pas na de go-live ingericht.
- Te weinig testmomenten: Eén testrun is soms niet genoeg, zeker bij complexe loonstructuren.
- Geen back-up van Profit-data: Zorg altijd voor een volledige export van Profit voordat je stopt met het systeem.
Hoe lang duurt een migratie van Profit naar NMBRS?
Een migratie van Profit naar NMBRS duurt gemiddeld vier tot acht weken. De exacte doorlooptijd hangt af van de grootte van je organisatie, de complexiteit van de loonstructuur en hoe goed de brondata op orde is.
Kleine organisaties met een eenvoudige loonstructuur kunnen soms binnen twee tot drie weken live gaan. Voor middelgrote bedrijven met meerdere CAO’s, complexe toeslagen of veel koppelingen is acht weken realistischer. Plan de migratie bij voorkeur niet in de drukste salarisperiodes, zoals december of januari.
Een goede vuistregel: reken altijd iets meer tijd in dan je denkt nodig te hebben. Onverwachte datakwaliteitsproblemen of extra testslagen kosten tijd die je liever niet verliest vlak voor een verloning.
Wanneer is het slim om de migratie uit te besteden aan een specialist?
Het is slim om de migratie van Profit naar NMBRS uit te besteden als je geen interne kennis hebt van salarisadministratie, als de organisatie groter of complexer is, of als je het risico op fouten wilt minimaliseren. Een specialist kent beide systemen en weet precies waar de valkuilen zitten.
Uitbesteden is zeker de juiste keuze als:
- Je geen dedicated HR- of salarismedewerker in huis hebt
- Je meerdere CAO’s of complexe looncomponenten hebt
- Je de migratie wilt combineren met het volledig uitbesteden van je salarisadministratie
- Je weinig tijd hebt en fouten in de verloning wilt voorkomen
Een specialist neemt het hele traject uit handen: van de export uit Profit tot de eerste live verloning in NMBRS. Zo weet je zeker dat alles klopt en kun jij je richten op je eigen werk.
Hoe ESVE Groep helpt bij je migratie naar NMBRS
Wij zijn specialist in NMBRS en begeleiden organisaties van begin tot eind bij de overstap vanuit Profit. Of je nu een kleine ondernemer bent of een middelgroot bedrijf runt, wij zorgen dat de migratie soepel verloopt en dat je salarisadministratie direct goed staat.
Wat wij voor je doen:
- Volledige analyse van je huidige Profit-omgeving en datakwaliteit
- Inrichting van NMBRS op maat, inclusief looncomponenten en CAO-instellingen
- Begeleiding bij de import van historische gegevens
- Testruns uitvoeren en vergelijken met je vorige verloningen
- Ondersteuning bij de eerste live verloning in NMBRS
- Optioneel: volledig overnemen van je salarisadministratie na de migratie
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk onze HR-diensten of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag verder.
Veelgestelde vragen
Kan ik midden in het jaar migreren van Profit naar NMBRS, of moet ik wachten tot januari?
Je kunt op elk moment van het jaar migreren, maar een migratie per 1 januari is het meest overzichtelijk omdat je dan geen historische cumulatieven van het lopende jaar hoeft over te zetten. Kies je voor een migratie midden in het jaar, zorg dan dat alle opgebouwde loonbedragen van het lopende jaar correct worden ingevoerd in NMBRS. Dit is technisch goed te doen, maar vraagt extra nauwkeurigheid om problemen met de jaaropgave te voorkomen.
Wat gebeurt er met mijn historische salarisdata na de migratie? Kan ik die nog inzien?
Je historische salarisdata uit Profit blijft beschikbaar zolang je een export hebt gemaakt voordat je het systeem stopzet. NMBRS slaat alleen de gegevens op die je tijdens de migratie hebt ingevoerd, dus data van vóór de migratiedatum is niet automatisch zichtbaar in NMBRS. Zorg daarom altijd voor een volledige en gestructureerde export uit Profit die je archiveert, zodat je bij audits of vragen van de Belastingdienst altijd terug kunt kijken.
Werkt NMBRS samen met mijn huidige boekhoudsoftware, zoals Exact of Twinfield?
Ja, NMBRS heeft standaard koppelingen met de meestgebruikte boekhoudpakketten in Nederland, waaronder Exact Online, Twinfield en Unit4. Via deze integraties worden journaalposten automatisch aangemaakt na elke verloning, wat handmatig overtypen overbodig maakt. Het is wel belangrijk om deze koppelingen vóór de go-live in te richten en te testen, zodat de boekhouding direct correct loopt vanaf de eerste verloning in NMBRS.
Hoe worden mijn medewerkers geïnformeerd over de overstap naar NMBRS?
Het is aan te raden om medewerkers tijdig te informeren over de overstap, zodat ze weten dat hun loonstroken voortaan via de NMBRS-app of het medewerkersportaal beschikbaar zijn. Communiceer dit minimaal één salarisperiode van tevoren en leg kort uit hoe ze inloggen en wat ze in het portaal kunnen vinden. Een soepele introductie van het selfserviceportaal verhoogt de adoptie en vermindert vragen aan HR of de salarisadministrateur.
Wat als mijn looncomponenten in Profit geen direct equivalent hebben in NMBRS?
Niet alle looncomponenten uit Profit zijn één-op-één te vertalen naar NMBRS, wat maatwerk vereist. In NMBRS kun je aangepaste looncomponenten aanmaken die aansluiten op jouw specifieke situatie, maar dit vraagt kennis van zowel de looncomponentenstructuur als de fiscale verwerking. Een veelgemaakte fout is het zelf aanmaken van componenten zonder te controleren of de fiscale codering klopt, wat fouten in de loonaangifte kan veroorzaken. Laat dit bij twijfel controleren door een specialist.
Moet ik de Belastingdienst op de hoogte stellen van de overstap naar NMBRS?
Je hoeft de overstap naar NMBRS niet apart te melden bij de Belastingdienst, zolang je loonheffingennummer hetzelfde blijft en de loonaangifte correct en op tijd wordt ingediend. Wel is het belangrijk dat er geen gaten vallen in je aangiftetijdvakken tijdens de migratie. Controleer na de eerste verloning in NMBRS of de loonaangifte correct is verwerkt en sluit aan op de eerder ingediende aangiften uit Profit.
Wat zijn de kosten van een migratie naar NMBRS?
De kosten van een migratie naar NMBRS bestaan uit twee delen: de licentiekosten van NMBRS zelf en eventuele begeleidingskosten als je de migratie uitbesteedt. De NMBRS-licentie is gebaseerd op het aantal medewerkers en wordt maandelijks gefactureerd. De kosten voor professionele begeleiding variëren afhankelijk van de complexiteit van je organisatie en de omvang van de migratie. Vraag altijd een offerte op maat aan, zodat je precies weet waar je aan toe bent en niet voor verrassingen komt te staan.
Benieuwd wat ESVE Groep voor uw bedrijf kan betekenen?
Onze specialisten denken graag met u mee over een passende oplossing voor uw organisatie.
Deel deze blog:
Bron:
Geen bron opgegeven voor deze blog.
Meer nieuws:
Liever persoonlijk contact?
Wil je meer weten over onze dienstverlening?
Bel of mail dan gerust met ons.
Eric van Veghel
