Hoe overstappen naar NMBRS voor salarisadministratie?
Overstappen naar NMBRS voor je salarisadministratie doe je door eerst je huidige personeels- en salarisgegevens te inventariseren, een startdatum te kiezen en de inrichting van het systeem voor te bereiden. De migratie verloopt het soepelst als je dit stap voor stap aanpakt en goed weet wat je nodig hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over een NMBRS-migratie.
Wat heb je nodig om over te stappen naar NMBRS?
Om over te stappen naar NMBRS heb je een volledig overzicht nodig van je huidige personeelsgegevens, salariscomponenten, arbeidscontracten en geldende cao-afspraken. Zonder deze informatie op orde is een correcte inrichting van NMBRS niet mogelijk. Zorg ook dat je loonheffingsnummers, bankgegevens en pensioenaansluitingen bij de hand hebt.
Concreet gaat het om de volgende documenten en gegevens:
- Actuele personeelsdossiers met naam, BSN, geboortedatum en adresgegevens
- Overzicht van salariscomponenten: vaste lonen, toeslagen, vergoedingen en inhoudingen
- Arbeidscontracten en eventuele aanvullende afspraken
- Geldende cao of eigen arbeidsvoorwaarden
- Loonheffingsnummer en aansluitgegevens van de Belastingdienst
- Pensioen- en verzekeringsgegevens
- Historische loonjournaalposten als je die wilt meenemen
Hoe completer je voorbereiding, hoe minder verrassingen je tegenkomt tijdens de implementatie. Een goede voorbereiding bespaart je later veel correctiewerk.
Hoe lang duurt een overstap naar NMBRS?
Een overstap naar NMBRS duurt gemiddeld vier tot acht weken, afhankelijk van de omvang van je organisatie en de kwaliteit van je bestaande data. Kleinere organisaties met een overzichtelijke salarisadministratie kunnen soms al binnen twee à drie weken live gaan.
De doorlooptijd hangt af van een aantal factoren:
- Datakwaliteit: Zijn je bestaande gegevens compleet en up-to-date? Ontbrekende of foutieve data vertragen de inrichting.
- Complexiteit van de looncomponenten: Hoe meer maatwerk in je salarisstructuur, hoe meer tijd de inrichting kost.
- Beschikbaarheid van betrokkenen: Snelle feedback van je kant versnelt het proces aanzienlijk.
- Koppeling met andere systemen: Integraties met boekhoud- of HR-software vragen extra aandacht en testtijd.
- Gewenste startdatum: Starten per 1 januari of per kwartaalbegin maakt de historische verwerking eenvoudiger.
Plan de overstap bij voorkeur ruim voor je gewenste startdatum in. Zo houd je voldoende ruimte voor testen en het corrigeren van eventuele fouten.
Hoe worden historische salarisgegevens overgezet naar NMBRS?
Historische salarisgegevens worden overgezet naar NMBRS via een gestructureerde data-import. Dit betekent dat cumulatieve loongegevens, zoals het fiscale jaarloon en de opgebouwde vakantiedagen, handmatig of via een importbestand worden ingevoerd. NMBRS werkt met zogenoemde beginbalansen om de continuïteit van de salarisadministratie te waarborgen.
In de praktijk gaat dit als volgt:
Stap je over per 1 januari? Dan begin je met een schone lei en hoef je alleen de personeelsgegevens en salarisafspraken in te richten. Stap je tussentijds over, bijvoorbeeld per 1 juli? Dan moeten de cumulatieve loongegevens van het lopende jaar correct worden ingevoerd als beginbalans. Denk aan het al uitbetaalde loon, ingehouden loonheffing en opgebouwde vakantiedagen.
Het is verstandig om de geïmporteerde beginbalansen te laten controleren aan de hand van de loonstroken uit je vorige systeem. Zo voorkom je dat medewerkers aan het einde van het jaar een foutieve jaaropgave ontvangen.
Wat zijn de meest voorkomende problemen bij een NMBRS-migratie?
De meest voorkomende problemen bij een NMBRS-migratie zijn onjuiste of incomplete beginbalansen, verkeerd ingerichte looncomponenten en ontbrekende cao-koppelingen. Deze fouten vallen vaak pas op bij de eerste salarisverwerking, waardoor correcties achteraf nodig zijn.
Andere veelvoorkomende knelpunten zijn:
- Foutieve BSN-nummers of bankgegevens: Kleine typefouten in persoonsgegevens zorgen voor mislukte betalingen of problemen met de Belastingdienst.
- Onduidelijke salariscomponenten: Als je huidige systeem componenten anders benoemt of groepeert dan NMBRS, is een vertaalslag nodig.
- Onvolledige verlofregistratie: Openstaande verlofsaldi die niet correct worden overgenomen, leiden tot discussies met medewerkers.
- Pensioenafdrachten die niet kloppen: Verkeerde pensioeninrichting kan leiden tot te hoge of te lage afdrachten aan het pensioenfonds.
De meeste van deze problemen zijn te voorkomen met een goede testrun voordat je live gaat. Verwerk een proefperiode in je planning en vergelijk de uitkomsten met je oude systeem.
Hoe koppel je NMBRS aan andere HR- en boekhoudpakketten?
NMBRS koppel je aan andere systemen via de ingebouwde API of via kant-en-klare integraties die beschikbaar zijn in de NMBRS App Store. Veelgebruikte koppelingen zijn met boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield en Unit4, maar ook met HR-systemen en tijdregistratietools.
Voor een succesvolle koppeling zijn een paar dingen belangrijk. Zorg dat je van tevoren weet welke gegevens je wilt uitwisselen. Gaat het alleen om de loonjournaalpost naar je boekhouding? Of wil je ook verlofaanvragen, contractwijzigingen of declaraties automatisch synchroniseren? Hoe duidelijker je dit vooraf vastlegt, hoe soepeler de koppeling verloopt.
Test elke koppeling altijd met een kleine dataset voordat je hem in productie neemt. Zo ontdek je tijdig of de grootboekrekeningen correct zijn gemapt of dat er velden ontbreken in de data-uitwisseling.
Wie is verantwoordelijk voor de overstap naar NMBRS?
De verantwoordelijkheid voor een NMBRS-migratie ligt bij de organisatie zelf in samenwerking met de implementatiepartner of salarisadministrateur. Jij als opdrachtgever bent verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en volledige data. De implementatiepartner is verantwoordelijk voor de juiste inrichting van het systeem en het begeleiden van het migratieproces.
In de praktijk betekent dit dat er altijd een duidelijk aanspreekpunt nodig is aan jouw kant. Dit kan een HR-manager, een controller of een directeur zijn, zolang diegene maar toegang heeft tot de benodigde gegevens en beslissingen kan nemen over de salarisstructuur.
Goede communicatie tussen beide partijen is de sleutel tot een succesvolle migratie. Maak afspraken over wie wat aanlevert, wanneer en in welk format. Zo voorkom je dat het project vertraging oploopt door onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden.
Hoe wij helpen met jouw overstap naar NMBRS
Als specialist in salarisadministratie begeleiden we organisaties van A tot Z bij de overstap naar NMBRS. We nemen het volledige migratieproces uit handen, van de eerste inventarisatie tot en met de eerste live salarisrun. Zo weet je zeker dat alles klopt.
Wat we voor je doen:
- Inventarisatie en controle van je bestaande salarisgegevens
- Volledige inrichting van NMBRS op basis van jouw cao en salarisstructuur
- Import van historische gegevens en correcte beginbalansen
- Koppeling met je boekhoudpakket of andere HR-systemen
- Training en ondersteuning na de livegang
- Doorlopende HR-dienstverlening na de implementatie
We werken met een vaste prijs per loonstrook, zodat je altijd weet waar je aan toe bent. Geen verrassingen achteraf. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Kan ik midden in het jaar overstappen naar NMBRS, of is een jaarwisseling verplicht?
Je kunt op elk gewenst moment in het jaar overstappen naar NMBRS — een jaarwisseling is zeker niet verplicht. Een tussentijdse overstap vereist wel dat je de cumulatieve loongegevens van het lopende jaar correct als beginbalans invoert, wat iets meer voorbereiding vraagt. Overstappen per 1 januari of per kwartaalbegin is administratief gezien het eenvoudigst, maar als jouw situatie een andere startdatum vereist, is dat goed te regelen.
Wat gebeurt er met lopende arbeidscontracten en cao-afspraken tijdens de migratie?
Lopende arbeidscontracten en cao-afspraken worden tijdens de migratie niet automatisch overgezet; ze moeten handmatig of via een importbestand worden ingericht in NMBRS. Het is belangrijk dat je alle contractuele afspraken en toepasselijke cao-bepalingen vooraf goed documenteert, zodat de implementatiepartner deze correct kan vertalen naar de juiste looncomponenten. Controleer na de inrichting altijd of de berekeningen overeenkomen met wat er in de contracten staat.
Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers niets merken van de overstap naar NMBRS?
Medewerkers merken idealiter niets van de overstap, zolang de salarisverwerking op tijd en correct verloopt. Zorg voor een grondige testrun vóór de eerste live salarisrun, en vergelijk de uitkomsten nauwkeurig met de loonstroken uit je vorige systeem. Communiceer intern wel kort dat er een systeemwisseling plaatsvindt, zodat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen als ze vragen hebben over hun loonstrook of jaaropgave.
Wat als mijn huidige salarisdata niet compleet of niet up-to-date is — kan ik dan toch overstappen?
Ja, je kunt alsnog overstappen, maar incomplete of verouderde data vergroot het risico op fouten in de beginbalansen en de eerste salarisverwerking aanzienlijk. Het is verstandig om vóór de migratie een datakwaliteitscheck uit te voeren en ontbrekende gegevens aan te vullen. Een goede implementatiepartner helpt je bij het opsporen van hiaten in je data en adviseert je over de meest pragmatische aanpak.
Heeft mijn boekhouder of accountant ook toegang nodig tot NMBRS?
NMBRS biedt de mogelijkheid om externe gebruikers, zoals een boekhouder of accountant, beperkte toegang te geven tot specifieke onderdelen van het systeem. Je kunt per gebruiker instellen welke gegevens en functies zichtbaar zijn, zodat je controle houdt over de toegang tot gevoelige personeelsinformatie. Bespreek vooraf met je accountant welke rapportages of exports hij nodig heeft, zodat je dit bij de inrichting direct goed kunt configureren.
Wat zijn de kosten van een overstap naar NMBRS?
De kosten van een NMBRS-migratie bestaan doorgaans uit eenmalige implementatiekosten en doorlopende kosten per loonstrook per maand. De exacte hoogte hangt af van de omvang van je organisatie, de complexiteit van je salarisstructuur en de dienstverlening die je afneemt. Vraag altijd om een transparante prijsopgave waarbij zowel de implementatie als de doorlopende begeleiding duidelijk zijn gespecificeerd, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
Wat moet ik doen als er na de livegang toch fouten in de salarisverwerking zitten?
Ontdek je na de livegang fouten in de salarisverwerking, neem dan direct contact op met je implementatiepartner of salarisadministrateur en documenteer de afwijkingen zo concreet mogelijk. In de meeste gevallen kunnen correcties worden verwerkt in de eerstvolgende salarisrun of via een aanvullende betaling. Hoe sneller je een fout signaleert en meldt, hoe minder impact het heeft op medewerkers en op je afdrachten aan de Belastingdienst of het pensioenfonds.
Benieuwd wat ESVE Groep voor uw bedrijf kan betekenen?
Onze specialisten denken graag met u mee over een passende oplossing voor uw organisatie.
Deel deze blog:
Bron:
Geen bron opgegeven voor deze blog.
Meer nieuws:
Liever persoonlijk contact?
Wil je meer weten over onze dienstverlening?
Bel of mail dan gerust met ons.
Eric van Veghel
