Welke salarisadministratie software is het beste voor het MKB?

Voor het MKB zijn LOKET, NMBRS en Visma Raet YouForce de meest geschikte salarisadministratiesoftwarepakketten. Welk pakket het beste past, hangt af van de grootte van je bedrijf, je budget en of je de salarisadministratie zelf wilt doen of wilt uitbesteden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Waar moet goede salarisadministratiesoftware aan voldoen?

Goede salarisadministratiesoftware verwerkt salarissen nauwkeurig, voldoet aan de actuele wet- en regelgeving en is eenvoudig te gebruiken. Voor het MKB zijn vooral gebruiksgemak, automatische updates bij wijzigingen in arbeidsrecht en koppelingen met andere systemen belangrijk.

Kijk bij het beoordelen van een pakket naar de volgende punten:

• Automatische berekeningen van loonheffingen, pensioenen en toeslagen
• Compliance-updates die automatisch worden doorgevoerd bij nieuwe wetgeving
• Koppelingen met boekhoudpakketten, HR-systemen en roostersoftware
• Digitale loonstroken en een medewerkerportaal
• Verlof- en verzuimregistratie als onderdeel van het pakket
• Goede klantenservice en ondersteuning bij vragen

Hoe meer medewerkers je hebt, hoe belangrijker automatisering en schaalbaarheid worden. Een klein bedrijf met vijf medewerkers heeft andere behoeften dan een organisatie met honderd mensen op de loonlijst.

Welke salarisadministratiesoftwarepakketten zijn populair in Nederland?

In Nederland zijn NMBRS, LOKET, YouForce en Profit de meest gebruikte pakketten voor het MKB. Elk pakket heeft zijn eigen sterke punten en richt zich op een iets andere doelgroep.

Een kort overzicht van de populairste opties:

1. NMBRS is een volledig cloudgebaseerd pakket dat populair is bij salarisbureaus en MKB-bedrijven. Het werkt intuïtief en heeft uitgebreide koppelingsmogelijkheden.
2. LOKET richt zich specifiek op het MKB en staat bekend om zijn gebruiksgemak. Ideaal voor bedrijven die snel aan de slag willen zonder ingewikkelde implementatie.
3. YouForce (Visma Raet) is een uitgebreid HR-platform waarbij salarisverwerking onderdeel is van een bredere HR-suite. Geschikt voor grotere MKB-bedrijven die ook andere HR-processen willen digitaliseren.
4. Profit (UNIT4) is een alles-in-één oplossing die salarisadministratie combineert met financiële administratie. Populair bij bedrijven die alles in één systeem willen beheren.

Er is geen universeel “beste” pakket. De juiste keuze hangt af van jouw specifieke situatie, die we verderop in dit artikel bespreken.

Wat is het verschil tussen cloud-based en on-premise salarisadministratiesoftware?

Cloud-based salarisadministratiesoftware draait via internet op externe servers, terwijl on-premisesoftware lokaal op je eigen systemen wordt geïnstalleerd. Voor het MKB is cloud-based tegenwoordig vrijwel altijd de betere keuze vanwege lagere kosten en automatische updates.

Voordelen van cloud-based software

Met een cloudoplossing betaal je een maandelijks abonnement en hoef je zelf geen server te beheren. Updates worden automatisch doorgevoerd, ook als de wetgeving verandert. Je kunt overal inloggen, wat handig is als je meerdere locaties hebt of thuiswerkers. Pakketten als NMBRS en LOKET zijn volledig cloudgebaseerd en daardoor altijd up-to-date.

Wanneer kies je voor on-premise?

On-premisesoftware is tegenwoordig zeldzamer in het MKB. Het vereist eigen IT-infrastructuur en interne kennis om het systeem te onderhouden. Sommige grote organisaties kiezen hier nog voor vanwege specifieke beveiligingseisen, maar voor de meeste MKB-bedrijven wegen de nadelen niet op tegen de voordelen.

Hoeveel kost salarisadministratiesoftware voor het MKB?

De kosten van salarisadministratiesoftware voor het MKB liggen doorgaans tussen de 5 en 20 euro per medewerker per maand, afhankelijk van het pakket en de functies die je nodig hebt. Daarnaast zijn er vaak eenmalige implementatiekosten.

Houd bij het berekenen van de totale kosten rekening met:

• Maandelijkse licentiekosten per medewerker
• Eenmalige implementatie- en trainingskosten
• Kosten voor extra modules zoals verlofregistratie of HR-functionaliteiten
• De tijd die je eigen medewerkers kwijt zijn aan het verwerken van de salarisadministratie

Die laatste post wordt vaak onderschat. Als een HR-medewerker of directeur wekelijks uren kwijt is aan salarisverwerking, telt dat snel op. Het is slim om salarisadministratie uitbesteden af te zetten tegen de werkelijke kosten van zelf doen.

Wanneer is het beter om salarisadministratie uit te besteden dan software te kopen?

Uitbesteden is beter dan zelf software aanschaffen als je geen interne HR-expertise hebt, als fouten in de salarisverwerking grote risico’s meebrengen of als je wilt dat iemand anders de verantwoordelijkheid draagt voor compliance. Voor veel MKB-bedrijven is uitbesteden goedkoper en minder risicovol dan zelf een pakket beheren.

Overweeg uitbesteden serieus als je jezelf herkent in een van deze situaties:

• Je hebt geen dedicated HR- of salarismedewerker in huis
• Je bent veel tijd kwijt aan het bijhouden van wijzigingen in arbeidsrecht en cao’s
• Je hebt al eens fouten gemaakt in de salarisverwerking met naheffingen als gevolg
• Je bedrijf groeit snel en de complexiteit neemt toe
• Je wilt een vaste, voorspelbare prijs per loonstrook zonder verrassingen

Zelf software aanschaffen heeft dan weer de voorkeur als je een ervaren HR-professional in huis hebt die het systeem volledig beheert, of als je als accountantskantoor salarisverwerking aanbiedt aan meerdere klanten.

Hoe kies je het juiste salarisadministratiepakket voor jouw bedrijf?

Het juiste salarisadministratiepakket kies je door eerst je eigen situatie in kaart te brengen: hoeveel medewerkers heb je, hoe complex is je salarisverwerking en hoeveel tijd wil je er zelf in steken? Daarna vergelijk je pakketten op gebruiksgemak, koppelingen en totale kosten.

Doorloop deze stappen om tot de juiste keuze te komen:

1. Breng je behoeften in kaart. Hoeveel medewerkers verwerk je? Heb je te maken met complexe cao’s, variabele uren of internationale medewerkers?
2. Bepaal je budget. Reken niet alleen de licentiekosten, maar ook de tijd die je investeert in implementatie en dagelijks gebruik.
3. Test de software. De meeste aanbieders bieden een demo of proefperiode. Gebruik die om te kijken of het pakket intuïtief aanvoelt.
4. Controleer de koppelingen. Werkt het pakket samen met je boekhoudsoftware en andere systemen die je al gebruikt?
5. Vraag naar ondersteuning. Wat gebeurt er als je een vraag hebt of als er iets misgaat? Goede klantenservice is essentieel bij salarisadministratie.

Twijfel je of je beter zelf software kunt aanschaffen of kunt uitbesteden? Bekijk dan ook onze HR-diensten om een goed beeld te krijgen van wat een specialist voor je kan betekenen.

Hoe ESVE Groep helpt met salarisadministratie

Wij nemen de salarisadministratie volledig uit handen, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is: je bedrijf laten groeien. We werken met de toonaangevende pakketten in Nederland en zorgen voor een correcte, tijdige verwerking elke maand.

Wat je van ons kunt verwachten:

• Volledige salarisverwerking voor een vaste prijs per loonstrook, geen verrassingen achteraf
• Specialistische kennis van NMBRS, LOKET, YouForce en Profit
• Altijd op de hoogte van de laatste wijzigingen in arbeidsrecht en fiscale regelgeving
• Persoonlijk contact met een vaste adviseur die jouw situatie kent
• Ontzorging van A tot Z, van loonstroken tot aangifte loonheffingen

Of je nu een groeiend MKB-bedrijf bent, een HR-professional die extra capaciteit zoekt of een accountantskantoor dat zijn dienstverlening wil uitbreiden, wij denken graag met je mee. Neem contact op en ontdek wat ESVE Groep voor jouw organisatie kan betekenen.