Ja, je bent wettelijk verplicht om je salarisadministratie te bewaren. Deze verplichting geldt voor alle werkgevers in Nederland en wordt geregeld door verschillende wetten. De bewaarplicht zorgt ervoor dat je altijd kunt aantonen dat je correct salaris hebt betaald en belastingen hebt afgedragen. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over deze bewaarplicht.

Wat is de wettelijke bewaarplicht voor salarisadministratie?

De bewaarplicht voor salarisadministratie is vastgelegd in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) en het Burgerlijk Wetboek. Als werkgever ben je verplicht om alle loon- en personeelsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Deze verplichting bestaat omdat de Belastingdienst en andere toezichthouders zoals de Inspectie SZW controles kunnen uitvoeren.

De juridische basis ligt in artikel 52 van de AWR, waarin staat dat je als inhoudingsplichtige alle gegevens moet bewaren die van belang zijn voor de heffing van loonbelasting en premies. Het Burgerlijk Wetboek vereist daarnaast dat arbeidscontracten en gerelateerde documenten worden bewaard vanwege mogelijke juridische geschillen.

Deze bewaarplicht geldt voor alle bedrijven die werknemers in dienst hebben, ongeacht de grootte van je organisatie. Ook als je maar één werknemer hebt, moet je aan deze verplichting voldoen.

Welke salarisdocumenten moet je verplicht bewaren?

Je moet alle documenten bewaren die betrekking hebben op de arbeidsrelatie en salarisverwerking. Dit omvat loonstroken, arbeidscontracten, verlofregistraties, ziektemeldingen, onkostendeclaraties en alle andere personeelsadministratie die invloed heeft op de loonberekening.

De belangrijkste documenten die onder de bewaarplicht vallen zijn:

• Arbeidscontracten en contractwijzigingen
• Loonstroken en loonspecificaties
• Verlof- en verzuimregistraties
• Overwerkregistraties en tijdverantwoording
• Onkostendeclaraties en vergoedingen
• Pensioen- en verzekeringsdocumenten
• Disciplinaire maatregelen en waarschuwingen
• Beoordelingen en functiewijzigingen

Ook digitale bestanden en e-mails die relevant zijn voor de arbeidsrelatie moeten worden bewaard. Denk aan digitale handtekeningen, goedkeuringen van verlofaanvragen en communicatie over salariswijzigingen.

Hoe lang moet je je salarisadministratie bewaren?

Voor fiscale doeleinden moet je salarisadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Voor arbeidsrechtelijke documenten geldt vaak een langere bewaartermijn van dertig jaar, vooral voor pensioenopbouw en arbeidsongeschiktheid. Deze verschillende termijnen zorgen ervoor dat je altijd kunt aantonen wat er is gebeurd tijdens de arbeidsrelatie.

De specifieke bewaartermijnen zijn als volgt:

• Loonbelasting en premies: 7 jaar na afloop van het kalenderjaar
• Arbeidscontracten: 30 jaar na beëindiging dienstverband
• Pensioenopbouw: 30 jaar na beëindiging dienstverband
• Arbeidsongeschiktheid: 30 jaar na laatste uitkering
• Verlofadministratie: 5 jaar na afloop van het verlof

In de praktijk bewaren veel bedrijven alle salarisdocumenten gedurende dertig jaar om zeker te zijn dat ze aan alle verplichtingen voldoen. Dit voorkomt verwarring over verschillende bewaartermijnen.

Wat gebeurt er als je je salarisadministratie niet correct bewaart?

Het niet correct bewaren van je salarisadministratie kan leiden tot boetes tot €25.000 van de Belastingdienst. Daarnaast kun je problemen krijgen bij controles, omdat je niet kunt aantonen dat je correct hebt gehandeld. Ook kunnen er juridische geschillen ontstaan met (voormalige) werknemers die je niet kunt beslechten zonder de juiste documentatie.

De mogelijke gevolgen zijn:

• Boetes van de Belastingdienst voor het niet kunnen overleggen van documenten
• Naheffingen omdat je geen bewijs hebt van correcte afdrachten
• Problemen bij rechtszaken over arbeidsconflicten
• Moeilijkheden bij het aantonen van pensioenopbouw voor werknemers
• Reputatieschade door non-compliance

Bij een controle door de Belastingdienst of Inspectie SZW moet je binnen redelijke tijd alle gevraagde documenten kunnen overleggen. Als dit niet lukt, wordt dit gezien als een overtreding van je wettelijke verplichtingen.

Hoe bewaar je je salarisadministratie het beste?

De beste manier om je salarisadministratie te bewaren is door een gestructureerd systeem te gebruiken waarbij documenten zowel digitaal als fysiek veilig worden opgeslagen. Zorg voor back-ups, toegangsbeveiliging en een duidelijke ordening zodat je documenten snel kunt terugvinden bij controles of vragen.

Praktische tips voor optimale bewaring:

• Gebruik een digitaal archiveringssysteem met zoekfunctie
• Maak regelmatig back-ups op verschillende locaties
• Beveilig toegang met wachtwoorden en gebruikersrechten
• Organiseer documenten per werknemer en per jaar
• Scan belangrijke papieren documenten voor digitale opslag
• Test regelmatig of je documenten nog toegankelijk zijn

Voor veel bedrijven is het verstandig om de salarisadministratie uit te besteden aan specialisten die ervaring hebben met alle bewaarverplichtingen. Professionele diensten zorgen ervoor dat je administratie altijd compliant is en correct wordt bewaard. Als je vragen hebt over je bewaarplicht of hulp nodig hebt bij het organiseren van je salarisadministratie, neem dan contact op met ervaren professionals die je kunnen begeleiden bij het naleven van alle wettelijke verplichtingen.