Het komt steeds vaker voor dat werknemers in goed overleg uit dienst treden via een vaststellingsovereenkomst (VSO). Dit is een praktische manier om een arbeidsrelatie netjes te beëindigen zonder tussenkomst van het UWV of de kantonrechter. Toch blijkt in de praktijk dat veel van deze overeenkomsten niet voldoen aan de eisen van het UWV, met als gevolg dat werknemers geen recht hebben op een WW-uitkering. Dit kan voor zowel werknemer als werkgever vervelende en onvoorziene gevolgen hebben.

Als salarisadministratiekantoor willen wij onze klanten hier op wijzen. Een onjuist opgestelde VSO kan leiden tot financiële risico’s, juridische procedures en reputatieschade. In dit artikel leggen wij uit waar het vaak misgaat, wat de WW-eisen zijn, en hoe jij je als werkgever goed kunt voorbereiden.

Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is een schriftelijke overeenkomst waarin werkgever en werknemer vastleggen dat het dienstverband in onderling overleg wordt beëindigd. Deze route wordt vaak gekozen om een langdurig traject via het UWV of de rechter te vermijden.

Hoewel het een ‘vrijwillige’ beëindiging betreft, kan een werknemer recht houden op een WW-uitkering, mits aan een aantal belangrijke voorwaarden is voldaan.

Voor het UWV is het cruciaal dat een VSO aan specifieke eisen voldoet, zodat het ontslag niet wordt gezien als vrijwillig. Dit zijn de belangrijkste voorwaarden:

1. Er mag geen sprake zijn van vrijwillig ontslag.
   In de VSO moet expliciet staan dat het initiatief tot beëindiging van het dienstverband bij de werkgever ligt.
2. De opzegtermijn moet correct zijn gehanteerd.
   Er moet rekening gehouden worden met de geldende wettelijke of contractuele opzegtermijn. Doorgaans moet de einddatum minimaal gelijk zijn aan deze termijn, gerekend vanaf het moment van ondertekening van de overeenkomst.
3. Er mag geen sprake zijn van een dringende reden of verwijtbaar gedrag.
   Als uit de VSO blijkt dat de werknemer verwijtbaar heeft gehandeld, kan het UWV de WW-uitkering weigeren.
4. De overeenkomst moet schriftelijk zijn vastgelegd.
   Mondelinge afspraken worden niet erkend door het UWV.
5. Een juiste reden van beëindiging moet worden genoemd.
   Bijvoorbeeld een reorganisatie, verschil van inzicht of disfunctioneren – mits op een neutrale en zorgvuldige manier omschreven.

Uit recente signalen blijkt dat veel VSO’s onvolledig of juridisch onjuist zijn opgesteld. De meest voorkomende fouten zijn:

• Het ontbreken van een duidelijke vermelding dat het initiatief bij de werkgever lag;
• Een te korte opzegtermijn, waardoor het WW-recht pas later ingaat;
• Formuleringen die duiden op vrijwillig vertrek van de werknemer;
• Onjuiste einddata of onduidelijkheid over de laatste werkdag en de uitbetaling van openstaande verlofdagen.

Een slordig opgestelde overeenkomst kan ertoe leiden dat het UWV een WW-aanvraag afwijst, met alle gevolgen van dien – ook voor jou als werkgever.

Om risico’s te voorkomen, raden wij het volgende aan:

• Laat een vaststellingsovereenkomst juridisch toetsen;
  Schakel een arbeidsjurist in of laat je salarisadministratiekantoor de overeenkomst controleren op WW-conformiteit.
• Zorg voor een correcte berekening van de opzegtermijn en einddatum;
  Dit is essentieel voor een correcte afhandeling van het dienstverband én voor het behoud van WW-rechten.
• Leg alle afspraken duidelijk vast;
  Denk aan de laatste werkdag, uitbetaling van vakantiedagen, eventuele transitievergoeding, en het al dan niet hanteren van vrijstelling van werk.
• Documenteer de reden van beëindiging zorgvuldig.
  Een neutrale en duidelijke omschrijving van de ontslagsituatie voorkomt misverstanden bij het UWV.

Een vaststellingsovereenkomst kan een goede oplossing zijn bij het beëindigen van een dienstverband, maar alleen als deze juridisch correct is opgesteld. Werkgevers doen er verstandig aan niet zomaar een standaardmodel te gebruiken, maar de VSO te laten toetsen. Zo voorkom je onaangename verrassingen en draag je bij aan een zorgvuldige en correcte afhandeling van het dienstverband.

Heb je vragen over het correct opstellen van een vaststellingsovereenkomst of wil je dat wij een VSO voor je toetsen op WW-geschiktheid? Neem dan contact op met je vaste contactpersoon. Wij denken graag met je mee!