Probeer zo vroeg mogelijk in het jaar een beeld te krijgen van wie er wanneer vakantie zou willen. Houd hierbij rekening met de schoolvakanties in je regio. Maar ga er niet zomaar vanuit dat dat, de collega’s zonder kinderen, buiten het hoogseizoen vakantie willen. Misschien willen zij juist die fantastische reis in het hoogseizoen maken. Idealiter stel je een deadline voor het aanvragen van vakantie.

Kijk goed naar de werkzaamheden van de afgelopen paar zomers. In sommige branches zie je dat het werkaanbod een stuk lager ligt dan normaal. Is dit voor jou het geval? Dan kun je wat meer collega’s vrij geven dan normaal. Werk jij in een branche waarbij de zomer juist het hoogseizoen is? Dan kun je nu al op zoek gaan naar extra (tijdelijke) collega’s. Je kunt bijvoorbeeld een minimale bezettingsgraad per afdeling en/of functie vaststellen. Je weet dan hoeveel collega’s er per dag minimaal aanwezig moeten zijn.

Beperk waar mogelijk de werkzaamheden tijden de vakantieperiode. Dus bijvoorbeeld: geen groot onderhoud plannen en geen cursussen en trainingen aanbieden, beperk (indien mogelijk) de productie of plan een korte collectieve vakantie. Er zullen misschien ook wel weken zijn dat er meer collega’s aanwezig zijn dan nodig. Dit is uiteraard geen probleem, dan is er eindelijk tijd voor die klussen die al maanden blijven liggen.

Er is een grote kans dat verschillende vakanties toch gaan overlappen. Hoe kun je dit opvangen?

Deze oplossingen voor onderbezetting hebben natuurlijk ook nadelen en zijn niet in ieder bedrijf toepasbaar. Het doel moet zijn dat collega’s die niet op vakantie zijn niet overbelast raken door de hoeveelheid werk die er verzet moet worden.

Wanneer verschillende collega’s in dezelfde periode vakantie willen, betrek deze collega’s dan bij het probleem. Laat ze samen in gesprek gaan en tot een oplossing komen. Misschien kan de een wel een weekje eerder met vakantie en de ander een weekje later? Komen ze er onderling niet uit? Dan zul jij een keuze moeten maken. Spreek dan bijvoorbeeld af dat de collega die nu zijn of haar voorkeur niet had, volgend jaar voorrang krijgt bij de planning.

Maak per team inzichtelijk wie wanneer vakantie heeft. Zo is het in één oogopslag helder wie wanneer vakantie heeft en weten collega’s dit ook van elkaar. Geef in de planning per werkdag aan of een collega er is of niet. Zo zie je direct waar mogelijk problemen ontstaan.

Dit is natuurlijk een tip die we liever niet delen en kan alleen gebruikt worden als allerlaatste redmiddel. Maar soms ontkom je er niet aan. Een vakantieaanvraag kan alleen geweigerd worden als er sprake is van een deugdelijke dringende reden. Daarvan is sprake als:

In alle anderen gevallen kan een vakantieaanvraag niet zomaar worden geweigerd. Mocht je toch een aanvraag weigeren, biedt dan een redelijk en realistisch alternatief. Ook is het belangrijk dat dit in goed overleg wordt afgestemd.

Wat je vooral niet moet doen is regels zoals: “wie het eerst komt, het eerst maalt” instellen. Dit zorgt voor een wedstrijd tussen collega’s over wie het eerst zijn of haar vakantieaanvraag indient en dit is niet goed voor de sfeer. Ook wordt bij deze regeling niet gekeken naar wat het meest handig en praktisch is voor alle collega’s. 



Het uitstellen van de planning is ook geen optie. De ene collega wil natuurlijk niet die ene prachtige aanbieding missen en de ander wil graag tegelijk vakantie met zijn of haar partner. Het wordt dus even doorbijten, maar dan ga jij met een gerust gevoel de vakantieperiode in!