Mijn werknemer vraagt om een salarisverhoging. Wat nu?

Dit is misschien wel het meest gehoorde onderwerp aan de koffietafel. Mensen maken zich zorgen over hun financiële situatie of ze kunnen nu al moeilijk rondkomen.

De gemiddelde kosten voor een Nederlands huishouden zijn volgens het CBS in september 14,5% hoger dan dezelfde maand vorig jaar.

Als werkgever hoor jij deze geluiden natuurlijk ook. Moet je hier iets mee doen? Kun je hier iets mee doen? In dit artikel praten we je bij over de mogelijkheden voor jou als werkgever.

Wat doe je als een werknemer bij jou komt om een salarisverhoging te vragen? Als werkgever zijn je kosten natuurlijk ook gestegen, denk aan de energiekosten voor je kantoor of winkel. Als werkgever wil je je personeelskosten daarom wel in de hand houden terwijl je werknemer, ook heel begrijpelijk, wat meer over wil houden per maand.

Soms is een salarisverhoging gewoon verplicht. In deze gevallen dien je het salaris van je werknemer aan te passen:

Als dit allemaal niet aan de orde is, wat doe je dan? In dit artikel gaan we kijken naar de mogelijkheden die je als werkgever hebt. Vaak zijn er mogelijkheden om je werknemer tegemoet te komen zonder dat je het basissalaris verhoogt.

Hieronder praten we je bij over secundaire arbeidsvoorwaarden die voordelen hebben voor zowel de werkgever als de werknemer.

Bekijk eens of je met je werknemer afspraken kunt maken over flexibele werktijden. Natuurlijk kan dit niet in elk bedrijf maar misschien bij jouw bedrijf wel. Werknemers zijn vaak erg te spreken over meer zeggenschap over werktijden en werkplek. Hierdoor kunnen ze zelf zorgen voor een betere balans tussen werk en privé.

Als een werknemer zelf (binnen grenzen) zijn werktijden kan bepalen dan levert dat aan beide kanten voordelen op. Een werknemer hoeft bijvoorbeeld minder te regelen voor de kinderen. Het kan al heel veel schelen als een werknemer eerst de kinderen naar school kan brengen voordat het werk begint. Of juist andersom: vroeg beginnen met werken zodat ze in de middag geen oppas hoeven te regelen voor de kinderen.

Nog een stap verder gaat het afspraken maken over thuiswerken. Sinds de coronamaatregelen zijn er al veel bedrijven die hier kennis mee hebben gemaakt. Kijk eens of het mogelijk is dat een medewerker één of meer dagen vanuit huis werkt.

Ook het thuiswerken kent voordelen voor beide partijen. De werknemer maakt minder kosten om op het werk te komen. Het kan ook voorkomen dat een werknemer vrij moet vragen, denk aan een onderhoudsklus bij de medewerker thuis.

Wel moet je als werkgever voor een goede, veilige thuiswerkplek zorgen. Je mag de kosten voor de werkplekinrichting onbelast vergoeden. Je hoeft geen nieuwe inrichting te kopen, je mag een werknemer ook gerust een bureaustoel of bureau uitlenen als je deze op kantoor niet nodig hebt.

En als mijn werknemer dan vraagt om een vergoeding voor de verwarming als hij of zij thuis werkt? Hiervoor mag je een thuiswerkvergoeding geven van maximaal 2 euro per thuiswerkdag. Deze vergoeding is onbelast en valt buiten de vrije ruime van de WKR. Een werknemer krijgt per dag of een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding. Maak hier afspraken over. Je kunt een vaste vergoeding afspreken als een werknemer altijd een vast aantal dagen thuis werkt.

Je kunt je medewerkers een reiskostenvergoeding geven voor het woon-werk verkeer. We zien bij ESVE Groep dat er bedrijven zijn, zonder CAO, die vaak nog geen reiskostenregeling optimaal hebben ingericht. Je mag maximaal 19 cent per kilometer onbelast aan je werknemer vergoeden. De regering heeft plannen om dit te verhogen naar 21 cent per kilometer.

Je mag als werkgever een hogere vergoeding geven, maar dan betaalt de werknemer loonheffing op alles boven 19 cent per kilometer.

Denk eens aan het geven van extra verlofdagen voor je werknemers. Zo zijn er bedrijven die werknemers een aantal ‘baaldagen’ geven per jaar. Of geef je werknemers een extra dag vrij als de school van de kinderen een dag gesloten is. Als je veel scholieren of studenten in dienst hebt, kun je denken aan een vrije dag om voor een tentamen of examen te studeren. Ook zie je werkgevers creatief omgaan met andere vormen van extra verlof.

Als werkgever heb je een vrije ruimte, een percentage van je fiscale loonsom, om je werkgevers een onbelaste vergoeding te geven.

De vrije ruimte wordt in 2022 als volgt berekend:

1,7% over de eerste 400.000 euro + 1,18% over de loonsom boven 400.00 euro.

Deze vrije ruimte kun je benutten om vergoedingen onbelast aan je werknemers te geven. Denk hierbij aan een kerstpakket, cadeaubon etc. Hier liggen dus kansen om een extraatje te regelen. Denk ook gerust eens buiten de gangbare vergoedingen. Zo kun je zorgen voor een gezamenlijke lunch of ontbijt op het werk. Of misschien zijn jouw werknemers juist geholpen met een sportabonnement.

Als werkgever is dit een goede manier om je werknemers tegemoet te komen zonder dat de kosten uit de hand lopen.

Let hierbij op dat je niet over de fiscale ruimte heen gaat. Als je meer onbelaste vergoedingen geeft dan binnen de fiscale ruimte past, dan betaal je 80% loonheffing over het gedeelte dat er boven komt.

Wil je goed advies over hoe je de vrije ruimte van 2022 optimaal benut voor je personeel? Ben je niet zeker of een onbelaste vergoeding binnen of buiten de WKR valt? En hoeveel gaat een vergoeding me nu eigenlijk kosten?

Je kunt ons altijd om advies vragen. Onze payroll specialisten denken graag met je mee.