Gaan medewerkers weer massaal terug naar kantoor?

Gaan medewerkers weer massaal terug naar kantoor?

Ruim 2 jaar geleden was het ondenkbaar dat er een tijd zou komen waarin wij niet meer iedere dag vanuit thuis naar de werkplek zouden gaan reizen. Thuiswerken was incidenteel mogelijk en had niet de voorkeur van vele werkgevers.

Als we naar de huidige ontwikkelingen kijken, hebben wij er blijkbaar juist wel veel behoefte aan. Corona heeft hier voor een duidelijke verandering gezorgd, zowel bij werknemers als ook bij werkgevers. De trend om deels thuis te werken en deels op de werkplek, is massaal ingezet.

Het biedt mogelijkheden om te komen tot een betere werk- privé balans, het verhoogt de productiviteit, zorgt voor minder files en levert zo ook nog een mooie bijdrage aan een beter milieu.

Hoe zit dat nu met de regeling reiskosten woon- werk vergoeding en/of de thuiswerkvergoeding?

We geven hier graag een aantal mogelijkheden weer.

Thuiswerkvergoeding:

  • Een werknemer mag per gewerkte dag (bij thuiswerken) een vergoeding van € 2,00 netto ontvangen. Het maakt niet uit hoeveel uur per dag er vanuit huis wordt gewerkt.

  • Keer je geen vergoeding per gewerkte dag uit, maar een vaste vergoeding per maand voor thuiswerken, houd dan rekening met de 128 dagen regeling (bij een 100% dienstverband, parttime naar rato).
  • Wordt er op 1 werkdag deels thuis en deels op de werkplek gewerkt, dan mag er geen samenloop van thuiswerkvergoeding en netto reiskosten woon- werk vergoeding worden betaald.

Reiskosten woon- werkvergoeding:

  • Ook in 2022 is het fiscaal netto vastgestelde kilometertarief € 0,19 cent per afgelegde kilometer. Het maakt hierbij niet uit welk vervoermiddel de werknemer gebruikt.
  • Maakt de medewerker gebruik van het openbaar vervoer, dan is het mogelijk de werkelijke kosten hiervan netto te vergoeden.
  • Op dit moment is er veel discussie over het tarief van € 0,19 cent per kilometer. 
De overheid wil dit in de nabije toekomst ophogen, mede door de extreem gestegen brandstofprijzen. Er ligt een voorstel om dit te verhogen naar € 0,23 cent.
  • Mocht men nu al meer dan € 0,19 cent willen betalen, dan dient het meerdere bruto uitbetaald te worden en dient er loonheffing te worden ingehouden.
  • Een andere mogelijkheid om toch meer dan € 0,19 cent per kilometer netto te betalen, geeft de WKR (werkkostenregeling). In principe is het meerdere altijd belast, tenzij deze post door de werkgever wordt aangewezen als eindheffingsloon en hiermee wordt ondergebracht in de vrije ruimte. Uiteraard blijven dit kosten voor de werkgever, maar biedt de mogelijkheid om een extra deel boven op de € 0,19 cent nog netto te vergoeden.
thuiswerkvergoeding

In de Corona periode was het nog steeds toegestaan om een vast bedrag per maand uit te betalen voor reiskosten woon– werk. Dit op basis van een tijdelijke goedkeuring van het kabinet. 
Er was veel onduidelijkheid over het vaststellen van vergoedingen voor nieuwe werknemers en het hanteren van de oude vergoedingen bij medewerkers die geruime tijd in dienst waren.

De thuiswerk dagen mochten t/m december 2021 nog als reisdagen beschouwd worden voor de berekening. Deze vergoeding bleef gericht vrijgesteld in het kader van de WKR en kon hierdoor onbelast blijven. Vanaf 1 januari 2022 is deze overgangsregeling komen te vervallen.

Thuiswerkdagen mogen niet meer meegeteld worden als reisdagen. Een juiste registratie van thuiswerkdagen en reisdagen is hierdoor onvermijdelijk geworden. 
Om eventueel nog wel een vaste vergoeding te kunnen betalen, is ook hier de toetsing op basis van 128 dagen regeling noodzakelijk. Toegevoegd in 2022 is de verplichting om bij structureel thuiswerken een pro rata percentage in de berekening mee te nemen.

Wat was de 128 dagen regeling ook alweer?

De Belastingdienst heeft in het verleden de afspraak gemaakt dat men minimaal 60% van de beschikbare werkdagen in een jaar (261) met aftrek van feestdagen, verlofdagen, en enkele dagen voor individueel verzuim, gereisd moet hebben om voor een vaste maandelijkse vergoeding in aanmerking te komen. Het vastgestelde aantal dagen door Belastingdienst om mee te rekenen kwam hierdoor uit op 214; 60% van 214 dagen geeft de 128.

Hoe bepaal ik dan vanaf 2022 een eventuele vaste vergoeding?

Om dit te verduidelijken een voorbeeld waarbij een werknemer 3 dagen per week naar de werkplek gaat en 2 dagen per week thuis werkt. 
Om nog steeds aan de 128 dagen regeling te volden, dient deze werknemer minimaal 76 dagen per jaar naar de werkplek te reizen. (3/5 * 128). 
Voor de vaststelling van de vergoeding mag de werkgever dan rekening houden met 129 dagen (gebaseerd op 3/5 * 214 dagen). Een combinatie van thuiswerkvergoeding en woon- werk vergoeding is toegestaan.

Wellicht dat we in de toekomst andere mogelijkheden tot onze beschikking krijgen. 
Het Ministerie is op dit moment bezig met een onderzoek ter modernisering van de reiskostenregeling. 


belastingdienst

Maak goede afspraken!

Voor nu is het dus belangrijk goede afspraken hierover te maken met werknemers.
Daar waar een vaste verdeling van thuis werken en op de werkplek wordt afgesproken, is het aan te raden dit vast te leggen. Hiermee is dan te allen tijde een eventuele vaste vergoeding te onderbouwen. Is het vooraf niet mogelijk omdat het werkpatroon zeer wisselend is, kijk dan of een vergoeding per dag voor thuiswerken en voor woon- werk een beter passende oplossing binnen de organisatie is.

Naast de standaard vergoeding voor woon- werk blijft het ook nog aantrekkelijk om de medewerker die op een korte reisafstand van de werkplek woont, te stimuleren om niet met de auto te reizen. 
De optie van het fiscaal vriendelijk vergoeden van de aanschaf van een fiets, blijft ook vanuit de WKR in 2022 nog mogelijk.

Thuiswerkplek

Ook voor het inrichten van een verantwoorde thuiswerkplek biedt de Belastingdienst diverse mogelijkheden. Enkele mogelijkheden zijn:

  • Communicatiemiddelen en internet (denk aan een computer, telefoon en internetverbinding).
  • Op grond van de Arbowet dienen medewerkers een gezonde en veilige werkplek thuis te creëren. Ook hier biedt de Belastingdienst mogelijkheden voor.
  • Het uitbetalen van een lumpsum vergoeding wordt afgeraden. Dit is volgens de Belastingdienst te vrijblijvend.

Mocht je aan de hand van de genoemde mogelijkheden nog vragen of advies nodig hebben? 
Neem dan contact op met een van onze Payroll- en/of HR-professionals. Wij helpen je graag verder.

Contact