Arbeidsvoorwaarden schriftelijk bevestigen

Arbeidsvoorwaarden schriftelijk bevestigen? Het is toch duidelijk?

Het vak van HR is altijd in beweging waardoor het belangrijk is op de hoogte te zijn en blijven van belangrijke zaken. We gaan in dit artikel in op een aantal van deze wijzigingen, te weten: informatieplicht, verbod op nevenwerkzaamheden en het verzoek om meer zekere en voorspelbare arbeidsvoorwaarden.

Uitbreiding informatieplicht

Een werkgever heeft een informatieplicht m.b.t. arbeidsvoorwaarden en deze wordt per 1 augustus uitgebreid.

Wij adviseren werkgevers de arbeidsovereenkomsten te checken op de punten van de informatieplicht. Informeer jij je medewerkers schriftelijk over de vakantiedagen, het arbeidspatroon, bonusregeling en de pensioenregeling? Dan voldoe je al aan een aantal punten. Toch weten we uit ervaring dat niet alle medewerkers voor of op de startdatum een schriftelijke arbeidsovereenkomst hebben ontvangen.

Wanneer verstrek je de informatie?

  • Er gelden deadlines voor het verstrekken van de informatie. Bepaalde informatie dient binnen een week na aanvang van het werk verstrekt te worden. Verdere informatie, zoals het aantal betaalde vakantiedagen, dient binnen een maand verstrekt te worden.
  • Wij raden aan om de arbeidsovereenkomst voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt en ondertekend te hebben door beide partijen. Op deze manier is het voor beide partijen duidelijk wat er verwacht en geleverd wordt.
  • Let op! Een proeftijd is alleen geldig wanneer deze voor aanvang van de werkzaamheden schriftelijk is overeengekomen. Dat verandert niet.

Hoe verstrek je deze informatie aan je medewerker?

  • Je verstrekt de informatie door middel van de arbeidsovereenkomst. Volg je daarnaast een CAO dan volstaat op bepaalde punten de verwijzing naar de CAO in de arbeidsovereenkomst.

  • Verstrek je de informatie alleen elektronisch, bijvoorbeeld door gebruik van een Employee Self Service (ESS), zorg er dan voor dat je een bewijs hebt van overdracht of ontvangst.

  • Er is geen overgangsrecht waardoor de wet per direct in werking treedt. De uitzondering geldt voor medewerkers die al in dienst zijn voor 1 augustus 2022. Bij hen heeft de werkgever 1 maand na het verzoek te hebben ontvangen.

Verbod op nevenwerkzaamheden

We zien in veel arbeidsovereenkomsten een standaard en algemeen geformuleerd verbod op nevenwerkzaamheden. Een verbod op nevenwerkzaamheden is niet meer geldig vanaf 1 augustus 2022 wanneer een objectieve rechtvaardiging ontbreekt voor het beperken of verbieden om voor anderen arbeid te verrichten buiten de werktijd.

Wil je met een medewerker wel een nevenwerkzaamhedenbeding overeenkomen, check dan regels met betrekking tot de objectieve rechtvaardigheidsgrond. Als ondernemer is het belangrijk om te weten welke belangen je zou willen beschermen doormiddel van een nevenwerkzaamhedenbeding zoals financiële belangen. Maar ook veiligheid van de medewerker zou een belang kunnen zijn.

Wij adviseren werkgevers goed na te denken over de belangen en hoe je deze kunt beschermen. Het is belangrijk om een specifiek verbod op te stellen wanneer je als ondernemer van mening bent dat dit van toepassing is.

Verzoek om meer zekere en voorspelbare arbeidsvoorwaarden

De Wet Flexibel werken wordt uitgebreid. Medewerkers mogen een verzoek indienen voor een vorm van arbeid met meer voorspelbare arbeidsvoorwaarden wanneer ze 26 weken in dienst zijn. Een dergelijk verzoek mag maximaal eens per jaar ingediend worden. De werkgever dient schriftelijk en gemotiveerd op het verzoek van de medewerker te beslissen. Let op dat je tijdig reageert. Wanneer de arbeid waarom de medewerker verzoekt niet voorhanden is, dan hoeft het verzoek niet gehonoreerd te worden.

Het is aan te raden een procedure op te nemen in het personeelshandboek waarin beschreven wordt op welke wijze medewerkers een dergelijk verzoek kunnen indienen binnen de organisatie.

Samengevat doe je er als werkgever goed aan om de standaard arbeidsovereenkomsten bij voorkeur voor 1 augustus te checken of je daarmee voldoet aan de informatieplicht. Ook is het aan te raden je standaard nevenwerkzaamhedenbeding te bekijken en te toetsen.

Daarnaast is het aan te raden, ook voor kleinere organisaties, om inzicht te hebben in je formatie en formatieplanning. Op deze manier kun je tijdig en goed overwogen reageren op het verzoek van een medewerker voor een vast contract of vast aantal uren.

Eerder heb ik ook al het personeelshandboek aangehaald. Ook in het personeelshandboek kun je informatie kwijt over algemene arbeidsvoorwaarden. Zorg er wel voor dat je onderwerpen uit het personeelshandboek regelmatig onder de aandacht brengt.

In het personeelshandboek kun je ook de procedures opnemen voor het aanvragen van verschillende verzoeken.

Naast eerder genoemde wijzigingen zijn er nog een aantal andere wijzigingen in verband met de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden die in werking treden.

Mocht je aan de hand van de genoemde mogelijkheden nog vragen of advies nodig hebben? Neem dan contact op met een van onze Payroll- en/of HR-professionals. Wij helpen je graag verder.

Contact